交通部 国家档案局


交通档案管理办法
1992年1月9日，交通部、国家档案局

第一章 总 则
第一条 为加强交通系统档案管理，提高档案管理现代化水平，更好地为交通事业服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《档案法实施办法》）及党和国家有关档案工作的规定，结合交通工作特点，制定本办法。
第二条 交通档案是指交通行政、企业、事业、社团组织（以下简称各单位）及个人，在其工作、生产、经营、建设和科学研究等活动中直接形成的，对本单位和社会有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 交通系统各单位所形成的档案均应由各单位档案部门实行集中统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存。
第四条 各单位应加强对档案工作的领导，要有一位领导人分管此项工作。有科技档案的单位，还应指定一位总工程师或技术负责人兼管此项工作。各单位应将档案工作列入本单位总体发展规则，纳入企业管理、生产建设、科学研究和技术管理的规章制度中，纳入各级领导人的岗位职责和工作人员的岗位责任制中。

第二章 档案管理体制 机构 任务
第五条 遵照国家档案工作实行统一管理、分级负责的原则，在国家档案行政管理部门的“统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”下，交通部档案部门对直属一级行政、企业、事业单位的档案工作实行业务领导；双重领导交通单位的档案工作，既要执行交通行业档案管理的制度、规范、标准，又要接受所在地区档案行政管理部门的业务指导与监督；各省、自治区、直辖市及计划单列市交通厅（局、委、办）的科技档案工作，要执行交通行业的科技档案管理制度、规范、标准；交通部直属一级行政、企业、事业单位的档案业务同时受所在地区档案行政管理机关的监督和指导。
各交通行政、企业、事业单位档案部门，对其所属单位的档案工作实行业务领导。
第六条 交通部档案管理部门的主要任务是：
一、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法律、法规，结合交通档案工作特点制定交通系统档案工作的规章制度；
二、制定交通档案工作的发展规划，并组织实施；
三、对交通系统的档案工作进行业务指导、监督和检查；
四、负责交通部机关的档案工作。对部机关各单位的立卷归档工作进行业务指导，集中统一管理部机关的档案，按规定向有关档案馆移交档案，为部机关和交通系统提供档案服务；
五、指导、协调交通专业档案协作组的活动，总结交流档案工作经验，组织并指导交通档案专业学术理论探讨、研究；
六、负责组织交通系统档案干部的业务培训工作；
七、组织学习、研究和推广档案管理工作的新技术、新方法和先进经验；
八、参加国家重点交通建设工程项目竣工和重要设备开箱的文件材料验收工作；
九、制定交通系统档案进馆范围的规定，并对交通档案馆的业务工作进行指导。
第七条 交通部所属各单位应设立与本单位档案工作相适应的档案管理机构（档案管理处、科、室）。
档案管理处（科、室）的主要任务是：
一、贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法律、法规，制定本单位档案管理规章制度、实施细则；
二、对所属单位的档案工作进行业务领导、指导和监督、检查；
三、负责对本单位文件材料形成部门的立卷工作进行指导，集中统一管理本单位的档案；
四、编制检索工具和汇编文件资料，积极开展档案利用工作；
五、会同本单位有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定；
六、学习、研究和采用新技术，推行档案管理的现代化；
七、参加工程竣工、科研成果评审鉴定和设备、仪器开箱的文件材料验收工作；
八、负责培训档案干部，提高专业理论及业务水平，交流档案工作经验；
九、根据需要兼管资料工作，对资料实行集中统一管理；
十、根据交通部档案进馆范围的规定，向交通部档案馆移交永久保管的档案；
十一、组织完成上级档案部门交办的档案业务工作。

第三章 档案干部的条件与职责
第八条 档案干部必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策；事业心强，钻研档案专业理论知识，熟悉交通业务和本单位主管的业务范围；忠于职守，遵守纪律、身体健康，具有中专以上文化水平和一定专业知识。负责管理党组织档案的工作人员必须是共产党员，符合机要人员条件。档案管理处、科、室、馆的负责人，还应具有馆员（或者相当馆员）以上专业技术职务的人员担任。
档案干部应相对稳定。对有中级以上技术职务的档案干部的调离，应征求上级档案管理部门的意见。
各单位在考核档案干部的时候，应根据本办法第九条的有关规定和档案工作的特点，考核其档案专业的理论水平和业务能力。并保证档案干部与其他专业干部一样，进行正常的专业技术职务的评定和晋升。
第九条 档案人员的职责：
一、认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术；
二、指导文书立卷人员和专业技术人员做好文件材料的收集、立卷归档工作，提高案卷质量；
三、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况；
四、保护档案的安全，做好防护工作；
五、开展档案业务指导工作，并采取各种有力措施，检查督促所属单位做好档案工作；
六、做好档案利用服务工作，编制多种检索工具，迅速准确地查调档案，汇编档案资料；
七、遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案机密的安全。

第四章 档案的接收
第十条 各单位应建立、健全文件材料的立卷归档制度。凡本单位各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。
第十一条 档案部门接收的档案，应符合交通部发布的有关案卷质量标准的规定和要求。
第十二条 文书档案一般应在第二年上半年向档案部门归档；科技档案按工程项目、产品、课题分阶段或全部竣工验收后两月内向档案部门归档；声像档案一般在年终向档案部门归档，会议形成的声像档案，在会议结束两个月内由会议主办单位负责归档。交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。
第十三条 有档案馆的，声像档案由档案馆迳向声像档案的形成单位接收；没有档案馆的，由档案部门接收。

第五章 档案的管理
第十四条 各单位应积极采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。各单位的档案，应作为一个档案全宗进行整理和保管。
一个全宗内的文书档案按年度、机构、问题排列。
科技档案应按交通部颁发的《交通部科学技术档案分类编号办法》进行分类、整理，按照规定编制科学技术档案总目录和科学技术档案分类目录。
第十五条 各单位档案部门应建立本单位的全宗卷，把有关一个全宗历史情况的文件集中立卷保管。
第十六条 案卷分别按永久、长期和短期三种保管期限进行系统排列。
案卷目录应编号排列，专柜保存。并随时填写交通档案案卷目录登记簿。
第十七条 各单位应有专门的库房保管档案，绘制库藏档案存放示意图，配置必要的设备，认真做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物等“七防”工作。坚持库房检查制度和库房温湿度记录制度，注意调节和控制库房的温湿度，确保档案的安全。
第十八条 档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14摄氏度——24摄氏度，有调节设备的库房温度日变化幅度不得超过正负2摄氏度；相对湿度应控制在45％—60％，配有调节设备的库房湿度日变化幅度不得超过正负5％。保存母片的胶片库温度应控制在13摄氏度——15摄氏度，相对湿度应控制在35％—45％。
第十九条 声像档案管理人员，应着工作服、带洁净手套操作，防止汗渍、细菌等有害物污染档案。
第二十条 档案部门应建立定期检查库存档案和设备制度，并做检查记录。对破损和字迹模糊或变质的档案，应及时修补或复制；对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故，应及时进行检查，并将检查的结果立即向单位领导报告。
第二十一条 档案部门应该建立收入、移出档案总登记簿，及时把收入和移出的档案分别进行登记。按照要求，准确编制交通档案工作基本情况统计年报表，于次年一月底报送交通部档案处。
第二十二条 档案部门应按档案的保管期限，定期用直接鉴定法对档案进行鉴定。文书档案的鉴定工作应在单位负责人或机关办公厅（室）主任的领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。科技档案的鉴定工作，要在总工程师或科学技术负责人的领导下，由档案人员和科技人员共同进行。
第二十三条 鉴定工作结束后，应由档案部门提出档案鉴定工作报告，编写档案销毁清册，经本单位领导人签字批准后，方予销毁，并报上级档案部门备案。销毁档案时，应指定两人监销，监销人应在档案销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十四条 档案保管人员调动工作时，应在离职前办好档案的交接手续。

第六章 档案的利用与公布
第二十五条 积极开展档案利用工作。编制多种切实可行的检索工具，并视具体情况进行档案著录工作。经常主动了解各部门的需要，开展档案的编研工作，为行政管理、生产建设、经营管理和科研教育等提供档案服务。
汇编的档案资料如需印发或出版，应经本单位领导批准，并报主管部门备案。
第二十六条 各单位档案部门应设立档案阅览室，健全档案借阅和复制、复印制度。本单位工作人员，因工作需要借用本单位的档案时，应填写借用档案证明单，复印档案需填写复印档案报批表、案卷复制目录，经本单位处、科、室负责人签批后借用。借阅声像档案须经档案部门批准并征得声像档案形成部门同意，方可借阅。声像档案原声带、母片严禁外借。档案部门出借档案时，必须严格履行登记手续，在借用档案登记簿上登记，并当面点交清楚。归还时要严格检查，防止受损和污染的档案入库，并在借用档案登记簿上注销。
借用党务工作档案时，应由党员干部借用，并履行党委有关部门负责人签字批准手续。借用党组、党委文件和会议记录、纪要等档案时，应经党组（委）书记批准，并一律不准借走，只能在档案阅览室查阅。
第二十七条 部属各单位相互借用或部外单位借用本单位一般档案时，必须持有单位的介绍信（介绍信中应说明借用档案人员的政治面貌，借用的范围和用途），经档案部门同意后方可借阅。重要的档案应经办公厅（室）主任或单位负责人批准，并一律不能借出档案部门。
第二十八条 声像档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的声像档案不得在有磁场和不洁的环境中保存，不得转借他人或擅自复制。归还时必须保证声像档案完整无损。
第二十九条 档案从库房调出时，档案人员及时填写案卷代理卡放置于原案卷位置。档案归还时，将代理卡放入案卷内，以备下次调卷使用。
第三十条 凡根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案部门核对无误后，加盖档案部门“档案材料证明专用章”。
第三十一条 本单位工作人员借用本单位档案的期限：文书档案一般为十五天，科技档案一般为一个月，声像档案借阅期一般为七天。若因特殊情况需延长借期，应到档案部门办理续借手续。
借用档案的人员，因公出差、休假、探亲、调动工作和离休、退休时，应即将所借档案归还。
第三十二条 因借用档案解决重大问题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。
第三十三条 借用档案的人员，对所借档案要负安全、保密之责，不得损毁、丢失和抽取、拆散，不得自行转借、翻印、擅自带出机关，严禁在文件上涂改和作任何文字标记。
第三十四条 交通系统各档案馆保管的档案向社会开放和公布，按照《档案法实施办法》和有关规定，制定开放档案实施细则，报请主管部门批准后实施。
档案馆应当加强对档案的研究整理，经上级主管部门和保密机构批准，有计划地出版档案材料，在指定范围内发行。
第三十五条 遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，做好保密工作。档案部门在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。

第七章 进馆与移交
第三十六条 各单位永久保存的档案，在档案部门保存十五年后，连同“案卷目录”（一式三份），向交通部档案馆移交。
第三十七条 凡合并、撤销机构的全部档案根据国家有关规定，必须将本机构全部档案进行认真整理，不得分散，并按下列办法进行处理：
一、撤销机构的档案，应向档案馆进行移交或交由主管机关代管；
二、撤销机构的业务划归几个单位或部门的，原机构的档案材料不得分散，可由其中一个单位代管或向档案馆移交；
三、一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料应移交合并后的机关代管或向档案馆移交；
四、一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得带入接收机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或复制；
五、机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存；
六、一个机关改变隶属关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理；
七、各种临时工作机构撤销时，其档案应向主管机关或档案馆移交。

第八章 奖励与处罚
第三十八条 凡是有《档案法实施办法》第五章第二十七条规定所列事迹之一的，有关单位应当给予表彰和奖励。
第三十九条 对于违反《档案法》和本办法相应有关条款的行为，应按照《档案法实施办法》第五章有关规定予以处罚。

第九章 附 则
第四十条 本办法自一九九二年一月九日起施行。各单位应根据本办法，结合本单位的实际情况，制定实施细则，并报部备案。交通部一九八○年十一月五日（80）交办字2343号文颁发的《交通部文书档案管理办法》和一九八○年十一月十二日（80）交办字2414号文颁发的《交通部科学技术档案管理办法》同时废止。



商务部


进出口商品许可证发证机构管理办法
第一章　总则

　　第一条　为加强进出口商品许可证签发工作的管理，使签发管理工作实现制度化、规范化、技术化，维护正常的外经贸经营秩序，依据《中华人民共和国对外贸易法》及国家许可证管理有关规定，特制定本办法。

　　第二条　配额许可证事务局（以下简称许可证局）经商务部授权统一管理全国的许可证签发工作，向商务部负责。

　　第三条　许可证局负责监督、检查、管理商务部驻各地特派员办事处（以下简称各特办）、各省、自治区、直辖市、计划单列市及部分省会城市外经贸委（厅、局）所属发证机构（以下简称各地方发证机构）的进出口商品许可证签发工作，并进行业务指导。

　　第四条　许可证局负责按本办法的规定签发国家重点管理商品的许可证。各特办、各地方发证机构（以下简称各发证机构）受许可证局委托负责签发授权范围内部分进出口商品许可证。其发证业务接受许可证局的管理和指导，对许可证局负责。


第二章　发证机构设置

　　第五条　许可证局根据商务部对许可证管理的宏观要求，按照方便企业、减少机构重叠的原则，研究制定发证机构设置和调整方案。

　　第六条　地方发证机构原则上应与地方配额管理部门在机构或人员上实行分离。发证机构设置及其工作人员配备由地方外经贸委（厅、局）负责根据地方实际情况调整或分离。

　　第七条　地方设立发证机构的原则及条件：

　　原则上一个省级行政区设立一个发证机构。地方设立发证机构应具备以下条件：

　　（一）根据工作实际需要，确有一定的发证工作量。

　　（二）配置计算机等发证专用设备，并实行了统一的网络化管理。

　　（三）配备有一定的政治、业务素质，熟悉外经贸方针、政策、许可证管理规章制度、签证规范的专职工作人员及管理人员。

　　第八条　各地方发证机构根据发证工作量制定人员配置方案，人员配置方案须报许可证局备案。

　　第九条　许可证局会同商务部主管业务司对各特办发证业务处、各地方发证机构进行验收。经验收合格方能从事发证工作。


第三章　各发证机构职责

　　第十条　接受许可证局委托按照许可证管理商品发证目录签发部分进出口商品许可证。

　　第十一条　严格按照许可证管理规章制度、签证规范受理签发进出口商品许可证，不得越权或超范围发证，严禁无配额或超配额发证。

　　第十二条　严格按规定及时准确通过中国国际电子商务网上报进出口商品许可证签发数据。

　　第十三条　负责本地区或联系地区各类进出口商品许可证签发及配额使用情况的统计分析工作，并将情况综合上报许可证局，由许可证局将各地情况汇总分析，按月向商务部反馈发证情况及配额使用情况。

　　第十四条　各发证机构须根据商务部规定，建立健全下列各项内部管理制度：

　　（一）许可证内部审核签发工作制度

　　（二）印章使用保管制度

　　（三）许可证发放登记制度

　　（四）发证程序管理制度

　　（五）发证专用设备管理制度

　　（六）空白证书保管、使用登记制度

　　（七）档案管理制度

　　（八）许可证收费财务管理制度

　　第十五条　各发证机构应建立进出口商品许可证受理、审批、打印、审（复）核、交接以及数据传输等各项工作的岗位责任制。进出口商品许可证必须经两人以上的工作程序签发。

　　第十六条　各发证机构应研究分析许可证管理商品进出口情况，对在处理许可证签发工作中遇到的问题应及时向许可证局请示报告。

　　第十七条　各发证机构接受许可证局委托，负责收缴许可证手续费。

　　第十八条　各发证机构要面向企业宣传贯彻国家的外经贸方针政策，并对企业提供服务。


第四章　发证软件、数据及专用设备管理

　　第十九条　各发证机构发证专用设备由许可证局按照各发证机构业务量统筹配置统一管理。发证专用设备属国有固定资产，列入许可证局固定资产进行管理。

　　第二十条　各发证机构应建立计算机设备管理制度及日常维护保养制度，确保许可证发证专用设备及发证局域网的安全性、可靠性。

　　第二十一条　各发证机构发证计算机设备必须使用商务部下发的进出口许可证管理系统软件和纺配证书系统软件，不允许使用其他软件、软盘。不允许自行改动代码和许可证发证数据。对纺配证书企业上报的软盘必须进行防病毒处理后再进行操作。要防范计算机“黑客”侵入发证局域网。

　　第二十二条　各发证机构对商务部下发的发证程序软件、上报数据软件及密钥盘应按保密文件规定实行专人专柜管理并监督使用。软件需拷贝备份时，应在处长监督下进行。拷贝备份应存入专柜。发证程序软件只能安装在发证专用计算机。各发证机构对发证程序及上报数据程序应按规定重新设置密码，密码每季度更换一次，并做好保密工作。

　　第二十三条　许可证发证专用设备只能用于进出口商品许可证签发工作，不得挪作他用。

　　第二十四条　各发证机构工作人员应严格按照签证规范操作使用计算机发证设备，不得用发证计算机从事许可证签发管理工作以外的事情。


第五章　财务管理

　　第二十五条　严格执行国家及有关部门制定的财务规章制度。根据国家行政性收费管理规定，许可证收费实行“收支两条线”管理。

　　第二十六条　许可证局受财政部和商务部委托作为执收单位，对许可证收费实行统—管理。各发证机构受许可证局委托负责收缴许可证手续费，是委托执收单位。

　　第二十七条　各发证机构应严格按照国家批准的进出口商品许可证收费项目和收费标准收费，并使用财政部监制，许可证局统一发放的“进出口货物许可证专用收费收据”。

　　第二十八条　各发证机构应严格按照许可证局的有关规定按时、足额上缴许可证手续费收入，并按照规定的范围和标准使用许可证局下拨的业务经费。

　　第二十九条　各发证机构应严格管理财务、财产档案。财务、财产档案包括：许可证证款专用票据、会计帐簿、会计报表、各种会计凭证、专用设备帐卡及相关资料。


第六章　许可证空白证书签证章及档案管理

　　第三十条　各发证机构的“进、出口许可证专用章”及“纺织品配额证书专用章”由许可证局统一刻制并核发。各种签证专用章应专人保管并监督使用。

　　第三十一条　空白许可证书的征订印制、发放工作由许可证局统一管理。各发证机构接收空白许可证书后应立即组织验收，验收工作需由二人同时在场，验收无误后登入台帐并填写验收记录报许可证局。凡包装箱铅封损坏的应开箱对箱内许可证进行检查，发现丢失应立即封存，做出书面纪录并书面报许可证局进行处理。

　　第三十二条　各发证机构要加强空白许可证书管理，并建立空白证书及错、废证入库、出库台帐登记签收制度。空白证书出库需二人同时在场开箱并检查箱内证书号码段及份数，核对无误后方办理出库登记手续。发现异常情况（缺失、错号、无防伪标志等）应立即封存做出书面记录并报许可证局进行处理。

　　第三十三条　对已签发的许可证要及时将原始材料造册、归档。保证许可证档案的完整性。—经签发的许可证，其原始档案任何人不得更改。任何人不得私自收藏许可证档案。复印或借阅归档的许可证须履行登记手续。

　　第三十四条　签证专用章、空白证书、错、废证及许可证档案实行专人专柜（室）保管，严防丢失、损坏、盗用。

　　第三十五条　许可证档案指：

　　（一）许可证的存底联

　　（二）有审批意见的申领许可证申请表（更改表）

　　（三）签发许可证的依据（批件、配额或登记证明，招标商品的领证证明书，合同，介绍信或证明信等）

　　（四）发证软盘

　　（五）发证登记本

　　（六）空白证书领用核销登记本

　　（七）需要保存的其他资料

　　（八）许可证档案、空白证书、废、错证销毁登记帐册

　　第三十六条　许可证空白证书及许可证档案的保管、销毁按保密文件的有关规定执行。许可证档案保存期限五年，未使用的空白证书保存期限二年。销毁时必须详细登记证号，并履行报批手续。未经领导批准，任何人不得擅自作转移、销毁处理。


第七章　业务培训

　　第三十七条　许可证局负责统一管理各发证机构工作人员的业务培训工作，编写发证人员培训教材。培训内容包括外经贸政策、配额许可证管理规章制度、签证规范、计算机操作及软件使用。

　　第三十八条　各发证机构工作人员必须经过上述培训后方可上岗。

　　各特办工作人员派出前由许可证局负责组织培训。各地方发证机构工作人员由地方发证机构负责组织培训。许可证局将根据需要不定期举办发证工作人员培训班。


第八章　奖励与处罚

　　第三十九条　对于严格遵守许可证业务、设备、财务、印章、档案管理各项规章制度，切实为企业提供优质服务，在许可证管理工作中成绩显著的发证机构或个人，将予以表彰和奖励。

　　第四十条　对下列行为之一者，视情节轻重分别给予通报批评，停止单项商品发证权，直至取消全部商品发证权的处罚：

　　（一）无配额、超配额签发许可证

　　（二）违反配额许可证管理规定，擅自延长许可证有效期

　　（三）超越管辖范围签发、更改许可证

　　（四）不按规定上报许可证签发数据或上报数据不及时、不准确，经批评后不改正或上报数据弄虚作假的

　　（五）未按本办法要求建立内部管理制度或虽有制度不认真执行，以至发生空白许可证证书、签证专用章、许可证档案，计算机发证和数据管理程序及密码丢失、泄密或被非法盗用，造成责任事故的

　　（六）违反“许可证收费收入财务管理办法”不按时及足额上缴许可证收费收入或不使用许可证收费专用单据，擅自提高收费标准的

　　第四十一条　各发证机构发生上述行为，对直接责任者应调离岗位，并视情节轻重由各发证机构上级主管单位分别给予通报批评、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除公职等处分，并追究主管领导责任；触犯刑律的依法追究其刑事责任。

　　第四十二条　许可证局负责对发证机构的违规行为进行调查和处罚，取消发证机构发证权的处罚在报商务部批准后执行。

第九章　附则

　　第四十三条　本办法由商务部配额许可证事务局负责解释，过去有关规定凡与本规定不一致的，以本规定为准。

　　第四十四条　本办法自发布之日起执行。